Pour les besoins de l’entreprise, les salariés sont souvent amenés à effectuer des déplacements. Rencontrer un client, se rendre à des réunions professionnelles… Les raisons plausibles de tels déplacements sont assez diverses. Il faut noter que ces dépenses sont généralement prises en charge par l’entreprise. Focus sur les principaux frais professionnels liés au transport !
L’indemnité kilométrique
Encore appelée barème kilométrique, l’indemnité kilométrique est un avantage fiscal offert par l’administration. Elle concerne toutes les personnes qui utilisent leur véhicule personnel pour les activités de l’entreprise. Les frais de carburant, d’amortissement, d’entretien, de réparation sont entre autres les frais que ce système prend en compte. Par contre, les frais liés au péage d’autoroute et les stationnements ne sont pas compris dans ces dépenses.
Le Barème kilométrique que doit respecter chaque entreprise est en effet défini par l’état tous les ans. Pour l’employé qui bénéficiera des avantages des frais kilométriques, il n’existe pas un montant défini. Il doit alors mentionner tous les frais dépensés dans ses charges. Lorsque les frais sont supérieurs au barème, l’employé a l’obligation de prouver l’utilisation de ses indemnités.
Les frais de mobilité professionnelle
La mobilité professionnelle concerne la modification du lieu de résidence de l’employé. Ceci peut notamment être dû à un changement de poste dans la structure. En effet, pour bénéficier de cette indemnité, les raisons de ce changement ne doivent en aucun cas être le fruit d’une volonté personnelle. Est considéré en mobilité professionnelle tout employé effectuant une distance de moins de 50 km en aller-retour, soit environ 1 h 30 de trajet.
Ici, une exonération est accordée à l’employeur. Les frais d’hébergement, de transports ou ceux liés à la nourriture sont pris en compte dans ce système. Ces différents frais peuvent être déduits par le chef d’entreprise en fonction d’un plafond fixé au préalable.
Cependant, l’exonération de ces frais s’établit sous présentation d’une pièce justificative. La limite définie est trois voyages ou séjours pour l’employé.
L’indemnité de grand déplacement
Ces dépenses sont liées à l’incapacité d’un salarié de rejoindre chaque jour sa résidence. Ces dépenses sont censées couvrir le logement et la nourriture du salarié. Cette incapacité est généralement valable sous principales conditions. La première : la distance séparant le lieu de travail du domicile est supérieure ou égale à 50 km uniquement en trajet aller. La deuxième condition serait que les transports en commun ne permettent pas au salarié d’effectuer cette distance sur une durée inférieure à 1h30minutes.
Si ces deux conditions ne sont pas réunies, l’employeur doit être en mesure de justifier cette incapacité du salarié. Ceci peut également être lié aux modes de transports ou aux horaires de travail. La limite d’exonération varie en fonction de la zone où le déplacement a été effectué. Ainsi, selon qu’il s’agisse d’un déplacement en métropole ou à l’étranger, l’exonération est différente. Cette exonération est également susceptible de baisser selon la durée du déplacement.
